Zgodnie z przepisami prawa zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonuje się na podstawie prawidłowych dowodów księgowych. Wynika to z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).  Zapisów dokonuje się na podstawie: faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami. Podstawą zapisów mogą być również inne dowody księgowe, które zostały wymienione w rozporządzeniu.

Rozporządzenie mówi , że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być udokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. W związku z tym,  podatnik może zewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszt zakupionego za granicą paliwa na podstawie paragonów, o ile zawierają one wspomniane dane.